SAVAL – OPTIMAAL ONDERHOUD VAN BRANDBLUSAPPARATUUR MET PLANNINGSSOFTWARE EN MOBIELE WERKBON PLUS

Brandbeveiligingsspecialist Saval produceert, verkoopt, installeert en onderhoudt brandpreventie- en blusmiddelen. Ongeveer 80 servicemonteurs houden brandblusapparatuur bij klanten up-to-date, zij hebben hier een dagtaak aan. Tot voor kort planden de monteurs zelf hun route en hielden met de hand inspectierapporten bij. Vanwege de vele klantbezoeken die de monteurs gezamenlijk afleggen was de administratieve verwerking een tijdrovende klus. Daarom optimaliseerde Saval het proces met ORTEC’s planningssoftware voor de buitendienst en een mobiele werkbon op de PDA van Sigmax. Met de PDA kan de monteur op locatie zijn dagelijkse planning raadplegen en verrichte werkzaamheden direct digitaal registreren.

Het werk van de monteurs op locatie optimaliseren
Dagelijks houden zo’n 80 monteurs van Saval zich bezig met het controleren van brandblusapparatuur. Jaarlijks leggen zij gezamenlijk ongeveer 55.000 klantbezoeken af. Voorheen ontvingen de monteurs van eens per drie weken alle inspectierapporten waarna zij zelf hun werk inplanden en op pad gingen. Alle ingevulde inspectierapporten werden vervolgens eens per maand verzameld voor verdere verwerking. Saval constateerde dat er aan deze werkwijze enkele nadelen kleefden: er was sprake van een enorme papierwinkel, de administratieve verwerking een tijdrovende klus en de administratie niet altijd sluiten. Omdat alle kennis over inspecties en onderhoudswerkzaamheden in de hoofden van de monteurs zat, was het bovendien erg lastig om nieuwe monteurs in te werken. Saval wilde het werk van de monteurs op locatie optimaliseren en zocht een oplossing ter ondersteuning van het serviceproces. De oplossing vond Saval bij de mobiele werkbon plus van Sigmax en ORTEC’s Service Planning software voor de buitendienst.

Gestroomlijnd werken en plannen met een mobiele werkbon
In de nieuwe situatie zijn alle monteurs van Saval uitgerust met een PDA met ‘werkbon-plus’ functie. De monteur ontvangt de planning op zijn PDA, kan deze vervolgens controleren op uitvoerbaarheid en waar nodig aanpassen. De PDA toont de monteur verder alle informatie die hij nodig heeft voor zijn werkzaamheden op locatie, zoals bezoekadressen, inspectierapporten en historiegegevens. Ook heeft de handheld een ingebouwd TomTom navigatiesysteem en scanner. De monteur scant met de PDA een te controleren blusapparaat en krijgt op de PDA te zien welke onderdelen hij moet vervangen en welke materialen hij hiervoor nodig heeft. De mogelijkheid om blusapparaten te scannen levert in gebouwen met meer dan 15 brandblussers nog een voordeel op. In het eerste controlejaar inventariseert de monteur de locatie en brengt – door de apparaten te scannen - in kaart waar alle apparaten zich bevinden in het gebouw. Deze informatie kan de monteur in het tweede controlejaar raadplegen op de PDA; op welke verdieping hij brandblussers moet controleren en waar die zich exact bevinden. De monteur weet dus waar hij moet zijn en welke onderdelen hij nodig heeft. Dat scheelt bij grote gebouwen heel wat heen en weer lopen voor onderdelen. Dankzij de beschikbaarheid van de gegevens, kan Saval haar klanten bovendien gedetailleerde logboeken leveren. Op de PDA registreert de monteur alle verrichte werkzaamheden, eventuele bijzonderheden en welke onderdelen hij heeft gebruikt. Tot slot tekent de klant voor akkoord op de PDA. Het inspectierapport wordt de klant later per post of per e-mail toegezonden.

De planning wordt door een centrale planafdeling op kantoor samengesteld met behulp van ORTEC’s planningssoftware voor de buitendienst. De software berekent voor de komende drie weken de optimale planning voor alle monteurs, gebruik makend van de data uit het ERP-systeem waarmee Saval contracten en installatiegegevens beheert.

Het verborgen rendement
“Sigmax is voor ons het aanspreekpunt voor een complete oplossing en liep eerst mee met onze monteurs en kwam daarop met efficiencyverbeteringen waaraan we zelf nog niet hadden gedacht. Dankzij de planningssoftware en mobiele werkbon worden de inspecties efficiënter ingepland en zijn alle werkzaamheden van de monteurs verantwoord”, aldus Norbert Albersen en Edwin Becker van Saval (in Bestelauto, september 2009). “De administratie is hierdoor meteen sluitend en we kunnen de meeste inspecties binnen een dag factureren.”