De manier voor woningcorporaties om grip te krijgen op onderhoudskosten?
Een van de onderwerpen die bij woningcorporaties steeds prominenter op de agenda staat is het beter in kaart brengen van de condities van vastgoed. Vaak geboren uit de wens – of noodzaak – om meer grip te krijgen op de uitgaven voor onderhoud. Met enige regelmaat is de prognose versus realisatie behoorlijk uit verhouding. In sommige gevallen loopt dit op tot wel 40% overschrijding.
De afgelopen jaren zijn er steeds meer stuurmiddelen gekomen die moeten zorgen voor verbetering van de voorspelbaarheid van toekomstige onderhoudskosten. De NEN2767 is zo’n richtlijn om vastgoed om een eenduidige manier te inspecteren. Op het eerste gezicht lijkt de NEN2767 een uniforme inspectiemethodiek met vooraf vastgestelde onderhoudsniveaus. In praktijk blijkt dat de normeringen multi-interpretabel zijn. Het is dan essentieel om vooraf goed vast te leggen welke afwijkingen bepaalde consequenties hebben voor de eindberekening.
De vraag is hoe je als corporatie maximaal kunt profiteren van het toepassen van dit soort richtlijnen. Naast inspecties die schilderwerk en bouwkwaliteit van het exterieur in kaart brengen, is het ook essentieel om de binnenkant van het vastgoed object te inspecteren. Bijvoorbeeld om te bepalen wanneer een keukenblok vervangen mag worden.
Ik kom regelmatig situaties tegen waar het zogenoemde “piep-systeem” van kracht is. Een bewoner die vaak en hard genoeg klaagt bij de woningcorporatie, wordt geholpen en dus “beloond”. Vaak houdt het piep-systeem stand doordat objectieve metingen en vastgestelde richtlijnen, die bepalen of datzelfde keukenblok wel of niet vervangen dient te worden, ontbreken. Door het niet toepassen van dit soort mechanismes ontstaan kosten die vooraf niet waren gebudgetteerd.
Door richtlijnen uit te tekenen en te standaardiseren, heb je als corporatie een goede basis voor de communicatie met je huurders. Als vakman kun je samen met de bewoner door de woning lopen en op basis van richtlijnen een objectieve beoordeling geven. Deze beoordeling is uit te leggen aan huurders. Het is immers een standaard. Zo wordt het ‘piep-systeem’ steeds minder effectief en krijg je steeds beter inzichtelijk wat de te verwachten kosten zullen zijn. Uiteindelijk kunnen er dus betere beslissingen genomen worden als het gaat om grootschalige mutatie.
Over het algemeen is het inregelen van inspectieprocessen iets waar je goed over na moet denken. Tools zoals de NEN-richtlijnen zijn voorhanden, maar vaak ontbreekt het aan kennis over hoe het proces ingeregeld kan worden. Software speelt, naast het goed opleiden en trainen van vakmannen en/of inspecteurs, hierbij een zeer grote rol.
Er zijn diverse softwarepakketten verkrijgbaar die de totale kosten kunnen doorrekenen. Het digitaal en mobiel inspecteren gebeurt nog niet op grote schaal. Juist daar zit de meerwaarde omdat conditiemetingen zo gecombineerd kunnen worden met serviceopdrachten. Immers, de vakman is blijft het visitekaartje en het oog en oor van de woningcorporatie. Daarnaast kun je de richtlijnen, en eventuele toelichtingen, standaardiseren en updaten wanneer dit nodig is. Ten slotte is het ook interessant om alle gegevens centraal terug te sturen naar een centraal ERP of via een Enterprise Service Bus naar ander vastgoed managementsysteem.
De mogelijkheden zijn er, nu de implementatie nog.
Wilt u als woningcorporatie meer weten over het digitaal inregelen van conditiemetingen? Bekijk hier onze oplossingen waarmee wij u kunnen helpen.
