Eén van de grootste gevaren voor de continuïteit van een bedrijf is een gebrek aan productiviteit. Technologische verbeteringen maken medewerkers niet per definitie productiever. Sterker nog, bepaalde hindernissen voortkomend uit complexe ICT, kunnen productiviteit zelfs schaden.
Niemand wil complexe ICT. Office 365 maakt het eenvoudiger om profijt te hebben van technologische vernieuwingen als cloud, mobility en unified communications. Tijdens onze Inspiratiesessie van 2 april bespraken we met deelnemers verschillende manieren om met Office 365 alle dagen productiever te werken. Naar aanleiding van deze sessie volgen hierbij nog 3 tips:
Wanneer je van plan bent met anderen samen aan een document te werken of deze door te sturen ter review, staat deze veiliger opgeslagen in de cloud. Stel je Word, Excel en PowerPoint zo in dat wanneer je iets opslaat, dat standaard in OneDrive of SharePoint Online gebeurt door via ‘Bestand’ naar de ‘Opties’ te gaan (klik voor screenshot) en daar onder ‘Opslaan’ het vinkje bij ‘Standaard opslaan op de computer’ uit te vinken. Vervolgens blader je hier via de verkenner naar je OneDrive of SharePoint.
Bonustip: zet in je Office 365-programma’s de functie ‘Automatisch opslaan’ aan. Op deze manier wordt elke actie direct in de cloud vastgelegd. Dit werkt zekerder met bestanden dan de standaard herhaling van 10 minuten.
Dat je met Office 365 samen aan documenten kunt werken is misschien al langer bekend, maar wist je dat je collega’s of externen ook kunt oproepen vanuit een in de cloud opgeslagen bestand? Zodra een bestand in Teams, OneDrive of SharePoint staat opgeslagen, kun je één van de deelnemers aanroepen met door simpelweg ‘@’ te typen, gevolgd door zijn/haar naam. Hij of zij zal vervolgens een bericht ontvangen met jouw opmerking, wat het handig maakt om bijvoorbeeld op die manier een document te reviewen, zonder dat beide personen op hetzelfde moment ingelogd moeten zijn.
Deze opmerkingen worden opgemaakt als conversatie. Op deze manier kun je over specifieke delen van een document in Word, Excel of PowerPoint een discussie houden.
Als je samen aan Office 365 documenten werkt, kun je het overzicht verliezen over wie wat heeft aangepast en of er überhaupt iets is veranderd. Gelukkig biedt Office 365 mogelijkheden voor versiebeheer. Door naar in een Document naar ‘Bestand’ te gaan en te kiezen voor ‘Versiegeschiedenis’ onder het menu-item ‘Info’, kun je zien wie wanneer aanpassingen heeft gedaan. Door op het linkje naast de tijdsindicatie te klikken, open je het document in de staat van dat specifieke moment.
Office 365 zal in een nieuw te verschijnen menubalk vragen of je het bestand wilt herstellen naar deze versie of dat je wijzigingen wilt vergelijken. Kies je voor laatstgenoemde optie, dan zie je precies wanneer welke aanpassingen zijn gemaakt om tot de nieuwe versie te komen.
Draait je organisatie nog op een oudere versie van Office? Neem vrijblijvend via onderstaand formulier contact op om meer informatie te ontvangen over Office 365
Hier vind je een actueel overzicht van komende Inspiratiesessies en kun je jezelf direct inschrijven. Eind mei gaan we aan de slag met SharePoint & Teams, waarna we in juni je alles vertellen over onze ONE Workspace. Aanmelden is kosteloos.
