Het zijn helaas situaties die zich regelmatig voordoen: een servicemonteur heeft niet de juiste materialen of vaardigheden om een reparatie succesvol uit te voeren of de klant blijkt niet thuis te zijn. Door dergelijke voorbeelden kunnen de kosten voor serviceorganisaties hoog oplopen. De reparatie moet namelijk herpland worden en er moet opnieuw een servicemonteur langskomen. Naast het besparen van tijd en geld draagt een goede FTFR ook bij aan een hogere klanttevredenheid. Een klant hoeft namelijk niet nog een keer tijd vrij te maken of ervaart niet voor een langere periode de ongemakken van een defect.
Uit onderzoek door Aberdeen blijkt dat een gemiddeld presterend servicebedrijf een FTFR van 75% heeft. Dit betekent dus dat 25% van de onderhoudsbeurten of reparaties niet tijdens één bezoek wordt opgelost. We spreken van een goede FTFR als deze zich boven de 85% bevindt. Wanneer er sprake is van een lager percentage zijn er een aantal stappen die u kunt ondernemen.
Het juist plannen van mens en materiaal is belangrijk op vele fronten. Eén daarvan is het verhogen van de FTFR. Wanneer een reparatie namelijk bepaalde vaardigheden vereist, is het van belang dat de geplande monteur over deze vaardigheden beschikt. Met goede planningssoftware kan de planner direct zien welke monteur geschikt is voor de opdracht. Hierdoor wordt voorkomen dat een servicemedewerker de opdracht niet kan afronden en er later een collega moet terugkomen.
Wanneer de klant niet aanwezig is op het moment van de afspraak, is dat vervelend voor beide partijen. De opdracht moet herpland worden en de klant moet langer wachten op service. Dit heeft een negatieve invloed op de FTFR.
Door field service software met notificatiemogelijkheden (bijvoorbeeld een sms-functionaliteit), krijgt de klant automatisch een melding wanneer de monteur start met reizen. Het is daarnaast mogelijk om een herinnering te sturen van de afgesproken tijd via een sms-bericht. Hierdoor is het voor de klant niet nodig om een hele dag thuis te blijven voor de serviceafspraak. Naast het versturen van een sms kan de klant ook via e-mail op de hoogte worden gebracht.
Wanneer een servicemedewerker op locatie is en niet de juiste materialen bij zich heeft, kan de opdracht niet succesvol worden afgerond. Het is daarom belangrijk om de voorraadadministratie inzichtelijk te hebben. Door cycle-counting (link naar artikel) te gebruiken, wordt een accurate busvoorraad gedurende het jaar geborgd. Hierbij telt de servicemedewerker gedurende het jaar kleine delen van de voorraad tussen de werkzaamheden door. Hierdoor is er altijd zicht op de actuele busvoorraad én wordt de jaarlijkse teldag overbodig.
Naast de cycle-counting functionaliteit is het met de logistieke module van onze field service software Connect, ook mogelijk om inzicht te krijgen in de busvoorraden van collega’s in de buurt. Wanneer de servicemedewerker het artikel zelf niet op voorraad heeft, kan dit bij een collega wel het geval zijn. Hierdoor kan de opdracht alsnog in één keer succesvol worden afgerond.
Wanneer het toch niet mogelijk is om de opdracht af te handelen tijdens het eerste bezoek, is het met Connect mogelijk om een afspraak te herplannen. Hierdoor weet de klant direct waar hij of zij aan toe is en wanneer het probleem wel verholpen wordt.
Bent u benieuwd geworden wat Connect voor uw buitendienst kan betekenen? Download dan vrijblijvend onze brochure.
