OneNote, wat is dat nu eigenlijk?
Kortgezegd is OneNote een digitaal notitieblok. Een krachtig stukje software, want OneNote werkt slim samen met de cloud. Met de tool van Microsoft kun je vanaf vrijwel elke locatie en elk apparaat (pc, tablet en je smartphone) met je notities werken. Gaaf is dat het zo uitgebreid is, dat het je op meerdere manieren écht helpt om je werk makkelijker te maken. Waar je misschien nu nog veel notities even in een Word document typt, of iets wel even naar jezelf via de mail stuurt, kun je dat in veel gevallen veel makkelijker via OneNote doen.
Als een collega van mij tijdens een bespreking notities maakt, dan wil ook ik die graag terug kunnen lezen, zodat ik niet zelf hoef mee te schrijven. Je deelt met OneNote altijd direct je gehele notitieblok waarin meerdere losse notities opgeslagen staan. Ik weet uit ervaring dat het daarom handig is meerdere notitieblokken aan te maken, bijvoorbeeld per project of business unit en één of meerdere persoonlijke blokken waarin je brainstormt over nieuwe ideeën. Wanneer je een notitieblok deelt met anderen, heb je de mogelijkheid om rechten toe te kennen: iemand kan het notitieblok alleen bekijken of iemand kan het bewerken.
Door het delen van notitieblokken kan het traditionele notuleren, waarbij een notulist apart notities uitwerkt en per mail verstuurt, tijdens een vergadering verleden tijd zijn.
Taken worden automatisch verzameld in Outlook. Tijdens een vergadering of tijdens het bijwonen van een presentatie, ontwikkel ik regelmatig acties waar ik opvolging aan wil geven. Tussen mijn aantekeningen door, kan ik een taak voor mijzelf typen en vervolgens bovenin de takenbalk op ‘Outlook taken’ klikken. Direct staat de taak dan ook in mijn Outlook mailprogramma. En tussen Outlook en OneNote vindt synchronisatie plaats. Wanneer ik de taak in het ene pakket als voltooid markeer, dan wordt deze ook automatisch in het andere als voltooid gemarkeerd.
Tijdens een presentatie wil je niet alles mee schrijven omdat je natuurlijk graag wilt luisteren. OneNote kan met je meeluisteren door audio op te nemen. De opname begint direct te lopen. En hier komt het mooiste: Als je tijdens de opname begint te typen, dan krijgt je regel automatisch een ‘Play’ knopje toegewezen. Klik je op ‘Play’, dan begint de opname af te spelen vanaf het moment dat je die regel typte.
OneNote kan ook nog een video opnemen, rekenen, en makkelijk wijzigingen van anderen opzoeken. Productiever samenwerken wordt mogelijk door direct op te zoeken wat je collega er als laatste bij heeft gezet! En er is nog veel meer, waar ik je graag op een later moment meer over vertel.
Graag ga ik samen met jou aan de slag! Meld je daarom aan voor een workshop Office 365:
