Vaak wordt gedacht dat het implementeren van field service software een tijdrovend proces is. Maar met een goede voorbereiding en heldere aanpak hoeft dit gelukkig niet zo te zijn. Sigmax Field Service Solutions heeft meer dan tien jaar ervaring met software implementatietrajecten. In deze blog delen we onze inzichten door middel van een stappenplan. De gehele implementatie wordt met veel zorg en aandacht begeleid door de consultants van Sigmax.
Stap 1: Organiseer een kick-off
Vanuit Sigmax wordt er een kick-off georganiseerd waarbij alle stakeholders van de klant worden betrokken. Tijdens de deze meeting wordt het projectteam samengesteld en wordt er een duidelijke rolverdeling afgesproken. Hierbij worden de key-users, externe leveranciers en vaak ook de directie van de klant betrokken naast de consultant van Sigmax. Hierdoor zijn alle stakeholders op de hoogte van het gehele projectplan.
Stap 2: Schrijf een projectplan
Het projectplan wordt onder begeleiding van een Sigmax consultant met de klant opgesteld.
In het projectplan worden alle criteria en doelstellingen rondom field service beschreven waardoor de gewenste resultaten worden behaald. Belangrijk is om ook de bijbehorende KPI’s vast te stellen. Vervolgens worden alle fases van het project en de verantwoordelijken beschreven in het projectplan. Hierdoor weten alle stakeholders wat er van hen verwacht wordt gedurende het implementatietraject.
Stap 3: Maak een projectplanning
Om alle fases succesvol uit te voeren is het opstellen van een projectplanning essentieel. Deze wordt gezamenlijk opgesteld door de klant en de consultant. In deze planning staan alle fases en onderdelen van het traject beschreven op weekniveau. Reserveer voor iedere week één of meerdere vaste projectdag(en) om overzicht en focus te houden. Gemiddeld vergen de opstart- en de implementatiefase de meeste tijd.
Stap 4: Begin met de implementatie en inrichting
Wanneer de projectgroep, doelstellingen en projectplanning compleet zijn, kan er gestart worden met de implementatie en inrichting van de field service software. Connect software van Sigmax is een standaard oplossing, maar is wel geheel op maat configureerbaar. Op basis van de bestaande serviceprocessen en wensen en doelen van de klant, wordt de field service software op maat geconfigureerd. Denk hierbij aan het inrichten van (verplichte) vragenlijsten voor de servicemonteurs.
Stap 5: Test de oplossing
Tijdens de testfase wordt er een acceptatietest gedaan. De gehele oplossing (inclusief ERP- en eventueel planningsysteem) wordt uitvoerig getest tijdens een pilot. Het is hierbij verstandig om de eerder opgestelde criterialijst bij de hand te houden.
Stap 6: Train de gebruikers
Wanneer de software is getest en de pilot succesvol is afgerond, kan er worden overgegaan op de trainingsfase. De consultant van Sigmax zal een training geven aan de buitendienstmedewerkers om ervoor te zorgen dat de software optimaal gebruikt wordt.
Stap 7: Livegang van de software
Wanneer de software uitvoerig is getest en naar tevredenheid is ingericht, is het tijd voor de livegang. Tijdens en na de livegang wordt er nauw contact gehouden tussen de klant en Sigmax om ervoor te zorgen dat alles naar wens verloopt.
Stap 8: Evalueer het proces
Bij de laatste stap wordt het gehele proces geëvalueerd en gezamenlijk bekeken of alle doelstellingen zijn behaald. Wij zijn namelijk pas tevreden als u dat bent.
Wilt u meer informatie over het implementatietraject of heeft u vragen over één van de stappen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op via onderstaand formulier. We denken graag met u mee.
