Klachtenprocedure

Heb je een klacht over het handelen van Sigmax of een van haar medewerkers? Dan kun je uiteraard een klacht indienen. Hieronder staat de procedure uitgelegd hoe wij met een klacht omgaan. Heb je een probleem of opmerking over de software? Stuur hier dan een incident in TopDesk in of bel met onze ServiceDesk.

Hoe gaan wij om met jouw klacht?

Stap 1 Insturen

Stuur je klacht in via deze link, waarmee je een mail stuurt naar klacht@sigmax.nl met onderwerp “Klacht”. Wij zorgen ervoor dat jouw klacht in behandeling genomen wordt.

Stap 2 Telefonisch contact

Wij streven ernaar om binnen 1 werkdag telefonisch contact met je opnemen. Graag horen we meer over de achtergrond van je klacht en we bekijken hoe we dit samen kunnen oplossen.

Stap 3 Oplossing

Wij gaan samen kijken naar de beste oplossing voor je klacht. Hierbij zijn er 2 mogelijkheden.

• Optie 1: direct opgelost. Wanneer we samen gelijk een oplossing vinden voeren we deze door en kan de klacht worden gesloten.
• Optie 2: onderzoek nodig. Sommige klachten kunnen niet meteen worden opgelost door hun complexiteit en moeten verder uitgezocht en getest worden. Terwijl we hier mee bezig zijn houden we je geregeld op de hoogte van de voortgang.

Stap 4 Akkoord

Wanneer we de oplossing gevonden hebben nemen we contact op en bespreken we deze samen. Is de oplossing akkoord dan voeren we deze samen door en kan de klacht gesloten worden.

• Ga je niet akkoord? Dan wordt de klacht opnieuw doorlopen om naar een andere/alternatieve oplossing te zoeken. Niet in alle gevallen is je klacht op te lossen, uiteraard kijken we dan samen naar een passende work-around.
• Oplossing in de toekomst pas opgelost. In sommige gevallen kunnen we de definitieve oplossing pas in de toekomst bieden omdat dit bijvoorbeeld in een update moet worden meegenomen. In dat geval wordt je klacht aan deze update gekoppeld en informeren we je wanneer de update gepland staat.

Stap 5 Feedback

Na afhandeling vragen we graag je feedback. Daar leren wij weer van waardoor we continue blijven verbeteren.