Iedereen wil adoptie. Maar hoe dan?

Je weet dat jouw organisatie zich continu en steeds sneller moet ontwikkelen. De klant centraal stelt. De beste producten wil maken. Uitmuntende service wil bieden. Dat zij digitaal moet transformeren. En dat jij nog productiever moet worden en slimmer moet gaan werken. Als je dat weet, wil je nieuwe technologie en wijzigingen op de werkplek volop omarmen. Wil je dat ook de hele organisatie zover komt, dan vraagt dit van medewerkers dat zij tijdig worden betrokken, worden geïnformeerd en duidelijk hebben wat wijzigingen als een overstap naar Office 365 hun opleveren. Dit aspect raakt vaak ondergesneeuwd in een migratietraject waarin de technologische verandering leidend is.

Gelukkig zie ik dat organisaties steeds vaker het belang van de medewerker in transformatieprocessen centraler stellen. Zich realiseren dat het belangrijk wordt om medewerkers te binden en boeien wil technologie slagen. Dat doen ze door een moderne werkplek te bieden en hen actief te helpen bij het omarmen van nieuwe technologie. Door een andere manier van werken te verweven in processen en de ruimte te bieden om ook tot creatieve en innovatie nieuwe oplossingen voor oude problemen te komen, wordt resultaat bereikt.

De ideale situatie

Na de migratie naar Office 365 zijn alle medewerkers productiever, communiceren zij efficiënter en werken ze optimaal samen. De mailbox ontploft niet meer omdat efficiënt met Teams wordt gechat en gecommuniceerd. Iedereen weet waar de actuele versie van het document staat. Er worden geen documenten meer rondgemaild, want er wordt samen in documenten gewerkt. Binnen Teams wordt in meerdere projecten efficiënt met collega’s, klanten en partners samengewerkt. Door online te vergaderen is er een aanzienlijke tijdsbesparing gerealiseerd. Via Yammer delen organisatie en medewerkers interactief nieuws met elkaar. En documenten zijn altijd en overal veilig op alle apparaten beschikbaar.

Deze situatie is heel goed mogelijk, maar voor een vele organisaties blijkt dit ideaalbeeld een brug te ver.

De praktijk

De grote meerderheid van de medewerkers blijft Outlook gebruiken voor het samenwerken en communiceren. Veel medewerkers vragen zich continu af waar documenten staan en hoe die geopend kunnen worden. Notulen worden individueel gemaakt en rondgestuurd. De afgesproken acties uit overleggen en projecten worden op aparte lijstjes bijgehouden. En een aantal collega’s gebruiken Office 365 op hun telefoon of vanuit huis. De meeste tools van Office 365 worden binnen organisaties matig gebruikt. Als ze al door medewerkers gebruikt worden.

Hoe komt het nu dat Office 365 niet optimaal wordt gebruikt?

1. Medewerkers willen niet veranderen

Medewerkers die niet snappen waarom zij anders moeten gaan werken en geen kennis hebben van wat verandering voor hen betekent, zullen minder snel met de nieuwe technologie willen gaan werken.

2. De organisatie heeft de medewerkers onvoldoende geënthousiasmeerd om te veranderen

Vaak wordt de nieuwe technologie ‘gedumpt’ bij de gebruiker. Of is er hooguit een korte standaard knoppentraining. Vervolgens mag de gebruiker zelf uitzoeken hoe hiermee op zijn eigen werkplek te werken.

Alleen door in de huid te kruipen van de medewerker en daarmee communicatie, training en begeleiding op verschillende groepen medewerkers gericht aan te bieden, zul je zien dat medewerkers sneller de nieuwe mogelijkheden van Office 365 gaan gebruiken en deze ook blijven gebruiken. Wanneer jouw organisatie alle potentiële voordelen maximaal benut, kan volgens Forrester (pdf) in 3 jaar een ROI van 162% worden bereikt, wat een aanzienlijke besparing van kosten en boost in medewerker productiviteit betekent.

Klanten van Sigmax ICT Specialisten die adoptie van Office 365 op een succesvolle manier hebben begeleid, merken een stijging in productiviteit en ervaren dagelijks het gemak van de tooling. Hoe kun jij ervoor zorgen dat ook in jouw organisatie de medewerkers dagelijks zelf alle voordelen van bijvoorbeeld Microsoft Teams ervaren? Hoe kruip je in de huid van jouw gebruikers? Daarover gaat mijn volgende blog.

Wil jij binnen jouw organisatie Office 365 inrichten of je bestaande licenties slimmer gebruiken? Neem dan contact met mij op voor een Inspiratiesessie bij jou op kantoor.