De ruim 80 servicemonteurs van Welzorg repareren elke dag zorghulpmiddelen zoals rollators, scootmobielen en rolstoelen. “Connect maakt het mogelijk om onze klanten spoedig te helpen op een zo efficiënt mogelijke manier”, vertelt Sabine Doets, Manager ICT bij Welzorg. Daarbij reserveert en plant Connect (spoed)reparaties en berekent hij de meest optimale routes voor de monteurs. De mobiele applicatie ondersteunt hen bij hun werkzaamheden op locatie.
Om de werkzaamheden succesvol af te handelen, heeft iedere monteur een eigen busvoorraad met 170 artikelen zoals binnenbanden, accu’s en andere reserveonderdelen. Voorheen vond de telling van deze voorraad ieder kwartaal plaats, waardoor de monteur een aantal uren geen reparaties kon uitvoeren. Om de voorraadtellingen te optimaliseren ontwikkelde Sigmax samen met Welzorg de cycle-counting methodiek.
Peter Terpstra, Logistic Engineer bij Welzorg, vertelt: “Alle busvoorraden werden ieder kwartaal geteld en dit duurde gemiddeld vier uur per bus. Dat is dus jaarlijks zestien uur per monteur en bij Welzorg werken zo’n 80 monteurs. Al met al een tijdrovend proces.” Ook de betrouwbaarheid van de voorraad hield te wensen over. “Doordat monteurs voorheen zelf de ontvangen voorraad registreerden, was er geen grip op de voorraad. De ontvangen artikelen werden geregistreerd op papier wat vaak resulteerde in onleesbare óf kwijtgeraakte formulieren. Hierdoor hadden we een voorraadbetrouwbaarheid van 70% en dit vonden we te laag, aldus Terpstra.”
Met de cycle-counting methodiek wordt niet meer ieder kwartaal de gehele busvoorraad in één keer geteld, maar tellen de monteurs wekelijks een gedeelte van hun eigen voorraad tussen hun werkzaamheden door. Terpstra: “De monteur start zijn dienst in de software van Sigmax en ziet hier zijn geplande werkzaamheden voor die dag. Daarnaast laat de software zien welke artikelen hij die week moet tellen en krijgt de monteur het verzoek om de dagontvangst te controleren. De telling van de artikelen doet de monteur tussen de werkzaamheden door, waardoor het eigenlijk geen tijd kost. Dit scheelt ons jaarlijks een aanzienlijk aantal uren.”
Terpstra vervolgt: “We maken nu zo’n anderhalf jaar gebruik van de cycle-counting methodiek. De betrouwbaarheid van de voorraadtellingen is gestegen naar een gemiddelde van 85%. Samen met Sigmax verbeteren we de functionaliteit zodat we uiteindelijk op een betrouwbaarheid van meer dan 90% uitkomen.”
In Connect, de field servicesoftware van Sigmax, registreren de monteurs niet alleen de getelde artikelen maar ook de dagontvangst en worden retouren verwerkt. “We zijn helemaal afgestapt van de papieren workflow en hebben nu inzichtelijk waar alle voorraad zich bevindt. De monteurs kunnen hierdoor vaker opdrachten in één keer succesvol afronden doordat ze precies weten wat er op voorraad is”, aldus Terpstra.
Als een hulpmiddel defect raakt, belt de klant naar Welzorg. De medewerker van Welzorg plant met behulp van Connect de meest geschikte afspraak in met de klant. “Het komt bijna dagelijks voor dat klanten per direct geholpen moeten worden omdat ze zonder hulpmiddel niet mobiel zijn en daardoor niet naar buiten kunnen of in het ergste geval in bed moeten blijven liggen”, vertelt Doets. “Het plansysteem houdt rekening met spoedgevallen door standaard een aantal uren per dag voor spoedgevallen te reserveren”. Is gedurende de dag de planning niet volledig opgevuld, dan voegt de planning automatisch andere klussen toe waarna de monteurs de meest optimale planning inzien op hun device. “Zo kunnen we altijd spoedreparaties uitvoeren waarbij de reeds ingeplande reparaties in tact blijven. Zo staan onze monteurs nooit onnodig stil omdat de planning niet sluitend is”, licht Doets toe.
Geen enkel hulpmiddel is hetzelfde en Welzorg beschikt dan ook over ruim 100.000 artikelen die monteurs eventueel inzetten bij reparaties. Connect maakt het voor de monteurs via het mobile device inzichtelijk welke artikelen ze voor de werkdag moeten inladen in hun servicebus. “Aan de hand van een paklijst bekijken ze welke artikelen ze nodig hebben. Zo zijn de monteurs altijd met de juiste spullen onderweg”, aldus Doets. “Op het moment dat de monteur de reparatie heeft afgerond, registreert hij eenvoudig middels een barcode welke onderdelen er zijn ingezet, zodat de voorraad inzichtelijk blijft.”
Met Connect registreren monteurs, ook als zij tijdelijk geen internetverbinding hebben, eenvoudig hun werkzaamheden. De gegevens worden frequent opgeslagen en direct naar kantoor verstuurd zodra er verbinding is met het netwerk. Daarbij is Connect flexibel in te richten naar het proces van de monteurs. Doets licht een voorbeeld toe: “De monteurs laten nu eerst de klant tekenen voor akkoord en handelen later de interne registratie af. Voorheen moest de klant hierop wachten, maar met Connect gaat de afhandeling voor de klant nu sneller”.
Over de samenwerking met Sigmax is de Logistic Engineer zeer tevreden: “Het gehele traject met Sigmax was prettig. We hebben nu een betere grip op de voorraad en het was fijn dat we deze functionaliteit konden toevoegen aan de software die de monteurs al gewend waren. Ik denk dat de cycle-counting functionaliteit in Connect ook andere serviceorganisaties veel tijdswinst kan bieden.”
Weten wat Sigmax voor uw organisatie kan betekenen? Vraag dan vrijblijvend meer informatie bij ons aan.
