Foster en Gamko, totaalleverancier van keuken- en barkoelingen, werkt al ruim vier jaar met de field service oplossing van Sigmax: Connect. Met de mobiele applicatie registreren de 18 buitendienstmedewerkers onder andere gewerkte uren, verbruikte materialen én hebben ze altijd de juiste informatie bij de hand. Alleen de registratie van koudemiddelen ging nog via papieren formulieren. Deze raken kwijt, zijn onleesbaar en zorgen voor veel handmatig werk. Dat kan efficiënter!
Koudemiddelen worden gebruikt in airconditioningssystemen, warmtepompen en koelsystemen. Het gebruik van deze (synthetische) koudemiddelen moet volgens de Europese F-gassenverordening worden vastgelegd. Service Manager bij Gamko, Kees Heshof vertelt: “Vanwege het F-gassen certificaat, zijn we verplicht iedere verbruikte fles koudemiddel te registreren. We verantwoorden waar- en waarvoor we deze koudemiddelen gebruiken: emissie (reparaties) of nieuwbouwprojecten. Onze monteurs deden dit voorheen op een papieren flessenkaart. Hierop schreven ze de betreffende installatie, type opdracht, klantnaam en de hoeveelheid gebruikt koudemiddel. Na afloop van de werkzaamheden berekenden zij handmatig het aantal koudemiddelen om naar ton CO2 equivalenten. Dit is verplicht vanwege de nieuwe Europese F-gassenverordening.”
Nadat de gehele fles leeg is, dienen de monteurs de papieren flessenkaarten in bij de backoffice. “Deze formulieren raakten regelmatig kwijt, waren niet opgestuurd, slecht leesbaar en bovendien kostte het veel tijd om de gegevens handmatig te verwerken in een Excelsheet. Ook het afhaalproces van de flessen koudemiddel en het doorgeven hiervan, was niet efficiënt. De monteurs haalden de flessen af bij een depot en dienen dit telefonisch door te geven of een afhaalbon te sturen naar de backoffice. Ook hierbij werd handmatig vastgelegd welke fles met welke soort koudemiddel bij welke monteur hoorde”, aldus Heshof.
Om dit proces geheel te digitaliseren, koos Gamko voor de implementatie van de ‘koudemiddelregistratie module’ van Sigmax als toevoeging op hun bestaande workflow. Kees Heshof vervolgt: “In de mobiele applicatie registreert de monteur nu, middels een barcodenummer, welke fles koudemiddel hij gebruikt. Daarnaast registreert Sigmax Connect alle andere informatie die gevraagd wordt vanuit de wetgeving. De berekening van het aantal ton CO2 equivalent berekent Sigmax Connect ook geheel automatisch. En dat allemaal digitaal in de applicatie die ze al kennen.”
Ook het afhaalproces is nu in Sigmax Connect opgenomen. “De monteur voegt de barcode en de fles koudemiddel in en dan wordt er automatisch een e-mail verstuurd naar de backoffice, zodat zij direct inzichtelijk hebben wie, welke fles in bezit heeft,” aldus de service manager van Gamko.
De monteurs van Gamko zijn blij met de nieuwe toevoeging. Kees Heshof: “We hebben de nieuwe manier van werken uitgelegd aan het gehele team. De monteurs zijn blij en vonden het een hele verbetering.” Ook over de kennis van Sigmax is Kees tevreden: “We hebben uitgelegd hoe onze processen waren en aan welke regelgeving we moeten voldoen. Dat is, zoals we gewend zijn, heel goed opgepakt.”
